Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną jest zobowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w do końca pierwszego kwartału każdego roku (art. 30 ust. 1 pkt 3 uwl).

Przedmiotem zebrania, powinno być w szczególności:

1. uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
2. ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1,
3. sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Na zebraniu mogą być podejmowane inne uchwały i rozpatrywane inne sprawy.

W wypadku gdy zarząd lub zarządca, nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli (art. 30 ust. 1a uwl).

Zebrania właścicieli lokali mogą być także, zwoływane w razie potrzeby częściej, przez zarząd lub zarządcę, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną oraz przez zarząd lub zarządcę na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej (art. 31 lit. b uwl).

Zarząd lub zarządca zawiadamia o zebraniu każdego właściciela lokalu na piśmie, przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania (art. 32 ust. 1 uwl). W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad, w wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany. (art. 32 ust. 2 uwl).